PARTE UNO: Planificación del Evento
1. Cómo Organizarse
Una fiesta de seguridad del bebé debe ser
divertida para todos los participantes, pero es importante estar bien
organizado.
Como su primera tarea, organice un comité de
planificación para que le ayude. Cuanto más ayuda tenga
usted, tanto más fácil será su labor. Reclute a
representantes de grupos y organizaciones que estén interesados en
las cuestiones de seguridad del bebé y que puedan hacer un buen
trabajo. En la etapa inicial de la organización de su evento,
considere lo siguiente:
- ¿A quién y a cuántas
personas desea usted invitar a su fiesta de seguridad del bebé?
- ¿Dónde puede celebrar el evento?
- Dentro de su comunidad, ¿quién
puede ayudarle: voluntarios, organizaciones, empresas?
- ¿Cómo cubrirá los gastos?
- ¿Qué tema y mensaje de seguridad
desea transmitir?
- ¿Qué juegos y actividades puede
utilizar para hacer que el aprendizaje sea divertido
y efectivo?
- Determine si desea hacer más atractiva
su fiesta incluyendo refrigerios, exposiciones,
regalos o premios y
publicidad.
- ¿Cómo programará el
día de la fiesta?
Las sugerencias e ideas para todos estos temas se
incluyen en esta guía.
Delegue a los miembros de su comité voluntario
la coordinación de las actividades
relacionadas con el evento,
tales como conseguir patrocinadores, publicidad, refrigerios,
programas, decoraciones, etc. Manténgase en contacto
regularmente con todas las personas
para garantizar que están
llevando a cabo sus responsabilidades.
Piense en la mejor manera de utilizar diferentes
fuentes que puedan contribuir, de una
manera u otra, a su evento. Por
ejemplo:
- Sus colaboradores pueden ayudar a planificar y
organizar el evento.
- Sus patrocinadores pueden contribuir con la
mayoría de los regalos y premios del evento.
- Sus voluntarios — reclutados de
organizaciones a las cuales usted pertenezca o de organizaciones y
colaboradores de su evento — pueden actuar como personal del evento.
¡Comience la planificación de su evento
con suficiente tiempo y diviértase!
2. Seguir un Calendario
La planificación y la buena organización
son la clave del éxito de su fiesta sobre seguridad del bebé.
El siguiente calendario puede ayudarle.
16-18 semanas antes del evento:
- Reclute a colaboradores para la fiesta de
seguridad del bebé
- Organice un comité de
planificación
- Seleccione fechas tentativas para el evento
- Prepare una lista preliminar de invitados
- Seleccione el lugar y fecha exacta del evento
14-16 semanas antes del evento:
- Seleccione el tema del evento, los programas,
las actividades y los talleres
- Reclute a los voluntarios
- Reclute empresas y organizaciones locales para
que donen los premios y regalos; y solicite su participación con
exhibiciones o proporcionando sus servicios para el evento
- Estime los costos del evento
- Elabore una lista maestra de “cosas que
hacer”
- Invite a personalidades célebres y a
funcionarios públicos
12–14 semanas antes del evento:
- Prepare los materiales para las actividades,
talleres de juegos y programas
- Planifique los refrigerios que va tener en su
fiesta
- Coordine los aspectos logísticos del
evento con la gerencia del lugar de la fiesta
- Prepare una lista del equipo y materiales que
necesitará
10–12 semanas antes del evento:
- Elabore los materiales publicitarios como
carteles, volantes, anuncios de radio, etc.
- Planifique la sesión de apertura
- Elabore el calendario de actividades del evento
- Coordine la disponibilidad de transporte al
evento y de estacionamiento para los invitados
8–10 semanas antes del evento:
- Contrate u obtenga gratuitamente servicios de
guardería o niñera
- Reclute a personas que reciban a los
invitados, jefes de talleres, preparadores y servidores de refrigerios
- Prepare una lista final de invitados
6–8 semanas antes del evento:
- Asigne a voluntarios sus actividades
respectivas a desempeñar durante la fiesta
- Recoja los artículos donados
4–6 semanas antes del evento:
- Confirme la llegada de los refrigerios
- Concluya la preparación de las
actividades y talleres
- Mande las invitaciones a la fiesta
- Promueva la fiesta mediante volantes, carteles
y medios de comunicación locales
2–4 semanas antes del evento:
- Distribuya los boletines de prensa
- Termine de recoger los artículos donados
- Reconfirme los preparativos para la fiesta con
los colaboradores y patrocinadores
- Proporcione sesiones de orientación para
los voluntarios
1 semana a 1 día antes del evento:
- Consulte a los voluntarios para asegurar que
todo marcha según los planes
- Confirme con los medios de comunicación
la publicidad del evento
- Mande un recordatorio a las personalidades
célebres, colaboradores, patrocinadores y
funcionarios
públicos invitados a la fiesta
- Reúna los materiales y equipo
necesarios para los talleres
- Reconfirme la llegada de los refrigerios
- Prepare bolsas de regalos para los invitados a
la fiesta
Día del evento:
- Organícelo
- ¡Disfrute del evento!
- Limpie el lugar
Una semana después:
- Dé las gracias a todas las personas que
ayudaron
- Evalúe el evento: aspectos que fueron
exitosos, aspectos que pudieran ser mejorados y otros puntos de utilidad
para futura referencia
- Pídale a los voluntarios,
patrocinadores e invitados que le den su opinión sobre el evento
utilizando la forma de evaluación adjunta en esta guía
3. Extender las Invitaciones
Decida a qué grupo desea usted hacerle llegar
información sobre seguridad. Por ejemplo, usted puede desear
trabajar con madres adolescentes, futuros padres, padres de bajos ingresos,
padres de bajo nivel de alfabetización o padres que no hablan
inglés. Las actividades para la fiesta serán más
fructíferas si se formulan en torno a las necesidades especiales de
un grupo a la vez.
Trabaje con organizaciones de su comunidad que
proporcionan servicios a ese grupo en específico. Dichas
organizaciones pueden ayudarle a decidir a quién y a cuántas
personas invitar y a planificar un programa apropiado para este grupo.
Determine a cuantas personas invitar. Por ejemplo,
usted puede organizar una fiesta en la sala de estar de alguna persona para
20 invitados o en el gimnasio de una escuela secundaria local para 200
invitados.
Haga que sus invitados se sientan personas especiales
invitando a cada uno de ellos personalmente y animándolos a que
respondan a su invitación. Hacer esto les comunicará que
usted verdaderamente desea que asistan a su fiesta y le ayudará a
tener una mejor idea del número de invitados que realmente
participarán en el evento.
4. Seleccionar el Sitio para la Fiesta
Seleccione un lugar que sea conocido y fácil de
llegar que también ofrezca un ambiente acogedor y amistoso a sus
invitados.
Dependiendo del tamaño de su evento, el lugar
podría ser un centro disponible para eventos comunitarios; la sala
de conferencias de una biblioteca pública; el salón social de
una iglesia; el área de recepción de un hospital o
clínica; la cafetería, el gimnasio o el auditorio de una
escuela; o un edificio de oficinas. Cualquiera que sea el sitio que usted
escoja, asegúrese de que:
- El lugar esté disponible a una hora
conveniente para sus invitados.
- El espacio en dicha instalación:
- Puede alojar a su audiencia para todas las
actividades que esté planificando: un área para la
sesión de apertura, una recepción para el registro de
invitados, talleres de juegos, refrigerios y exposiciones.
- Tiene suficiente alumbrado y tomas de
corriente eléctrica, una cocina, baños cómodamente
situados y teléfonos.
- El edificio cuenta con el personal
suficiente en caso de ser necesario; por ejemplo, para abrir las puertas
de la cocina y baños y una persona quien pueda controlar el alumbrado
y la temperatura del sitio.
- Usted mismo puede proporcionarle transporte a
sus invitados si lo necesitan. Si sus
invitados conducen al evento,
asegúrese de que el lugar tiene suficiente espacio para
acomodar
el número de autos y que sea seguro. Si sus invitados van a utilizar
el transporte público asegúrese que las paradas del
autobús o estación de metro estén cercanas y en una
zona segura.
- El sitio para el evento tiene un lugar apto
para proporcionar los servicios de guardería si son necesarios
durante la fiesta.
- Y, muy importante, puede cubrir el costo del
lugar para la fiesta.
Independientemente del lugar en el que usted celebre
su evento, mantenga disponible una lista de los números
telefónicos de los servicios de emergencia para que en caso de ser necesarios, los tenga a la mano.
5. Reclutamiento y Responsabilidades de los
Voluntarios
Necesitará gran cantidad de voluntarios que le
ayuden a preparar la fiesta y durante el evento. Comience a reclutar a
los voluntarios con suficiente tiempo antes de la fiesta.
Decida cuantos voluntarios necesitará y
determine sus responsabilidades. Los voluntarios pueden dirigir
comités, solicitar patrocinadores, recaudar fondos, montar el
equipo, preparar el material y las decoraciones, recoger a los
invitados, dirigir los talleres de juego, servir los refrigerios, limpiar
el lugar antes y después de la fiesta, y ayudarle en muchas otras
formas. Recuerde que es mejor tener más ayuda que no la suficiente
así que, planifique en disponer de más personas de las
que considere necesario en caso de que algunas de ellas cancelen su participación.
Para que los voluntarios hagan un buen trabajo, sea
muy claro y específico acerca de sus responsabilidades. Proporcione
sesiones de orientación. Si es necesario, programe una sesión
de práctica cerca de la fecha del evento para que todos los
participantes se sientan cómodos sobre la labor que han de realizar.
Después de la fiesta, ¡asegúrese
de dar las gracias a todas las personas que lo ayudaron a lograr el
éxito del evento!
6. Trabajar con Empresas y Organizaciones
Las fiestas para celebrar el nacimiento de un
bebé incluyen juegos, regalos y bocadillos. Comience con suficiente
tiempo a solicitar la ayuda de organizaciones de salud y otras entidades
que estén interesadas en ayudar a la comunidad. Probablemente hay
muchas en su comunidad que estarían deseosas de ayudarle.
Buenos grupos con los que comenzar:
- Grupos mercantiles, fabricantes locales o
comerciantes (por ejemplo, tiendas de alimentos, medicamentos o
grandes almacenes): póngase en contacto con los gerentes de
relaciones con la comunidad para ver la posibilidad de adquirir donaciones
de artículos y servicios relacionados con los bebés,
refrigerios, premios, anuncios gratuitos, etc.
- Organizaciones de la comunidad (por
ejemplo, hospitales, clínicas, cámaras de comercio, medios de
comunicación locales como periódicos o de
radiodifusión): póngase en contacto con los gerentes de
relaciones con la comunidad o encargados del calendario público para
ver la posibilidad de que lo ayuden con la publicidad del evento, o ver si
estarían interesados en participar en la fiesta como oradores o
proveedores de asistencia médica o servicios de guardería.
- Entidades gubernamentales (por ejemplo,
la oficina local de la CPSC, los departamentos de salud estatales y
locales, las oficinas locales al servicio de la comunidad con programas
infantiles de salud y seguridad): póngase en contacto con las
oficinas de relaciones públicas para solicitar su ayuda y apoyo.
- Funcionarios públicos locales (por
ejemplo, el alcalde o miembros del concejo metropolitano): invite a
personalidades célebres que tengan importantes vínculos con
la comunidad.
Consejos para trabajar con otras organizaciones:
- Enfoque sus esfuerzos en buscar el apoyo de
organizaciones que proporcionen servicios pertinentes a la salud y
seguridad de los bebés, niños de corta edad, padres nuevos
o entidades que sirvan a su comunidad.
- Proporcione a las empresas u organizaciones un
incentivo para contribuir a su evento (por ejemplo, buenas relaciones
públicas con la comunidad, posibles nuevos clientes, publicidad).
- Al contactar a una empresa u
organización, describa el propósito de la fiesta y el papel
valioso que este grupo puede desempeñar.
- Después de que una organización
se comprometa a apoyarlo, escríbale una carta describiendo su
comprensión del acuerdo y detallando los puntos con los cuales la
organización se comprometió a cumplir.
- Identifique a una persona que sirva de
contacto (y a un suplente) que pueda conseguirle los artículos y
servicios necesarios en el tiempo y las cantidades que usted requiera.
- Manténgase en contacto con las personas
identificadas acerca de cómo se están
desenvolviendo o
cambiando los planes de su evento.
- Trate de concertar con estos grupos la
entrega de sus artículos al lugar del evento.
- Si una organización proporciona una
exposición, consiga el nombre y número de teléfono de
la persona que estará a cargo de preparar y presentar dicha
exposición.
- Organice la recepción y almacene los
artículos para la fiesta en el lugar donde se llevará a cabo
el evento.
- Hable con el personal del lugar del evento o
con las organizaciones que proporcionarán cabinas de
exposición para que ayuden a desmantelar las exposiciones y a
retirar los
materiales al concluir el evento.
- Después del evento, escriba o llame
para dar las gracias a todas las personas que participaron.
Infórmeles de lo importante que fue su participación para el
éxito del evento.
7. Cubrir los Costos
Una fiesta sobre seguridad del bebé no necesita
ser muy costosa, pero probablemente tendrá algunos gastos. Sus
colaboradores y patrocinadores pueden ser capaces de donar la mayor parte
de los artículos y servicios. He aquí una lista de los
posibles gastos:
- Lugar del evento (electricidad, servicios de
portero, servidores de refrigerios y guardería, mesas, sillas, etc.)
- Materiales para los juegos y otras actividades
(talleres de juegos, exposiciones, etc.)
- Adquisición, impresión y
envío de invitaciones
- Transporte de los invitados al evento
- Refrigerios
- Decoraciones
- Premios
- Equipo audiovisual (televisión y
videograbadora, proyector y pantalla, etc.)
Si no puede cubrir estos costos usted mismo o por
medio de la recaudación de donativos, quizás necesite
modificar las actividades del evento. Por ejemplo, usted puede preparar sus
propias invitaciones o solicitar que sus invitados traigan refrigerios.
Usted puede diseñar sus propias decoraciones. Sea creativo. Lo
más importante es promover una atmósfera acogedora y
divertida en la que sus invitados se sientan cómodos y motivados
para aprender y disfrutar.
8. Organización de la Publicidad
La publicidad para su evento puede tener muchos
beneficios. Puede enfocar su estrategia publicitaria para hacerle llegar a
grupos específicos los detalles de la fiesta. También puede
informarle a las empresas, funcionarios públicos locales,
personalidades célebres y otros líderes de la comunidad sobre
sus iniciativas y captar su apoyo.
Notifique a los medios de comunicación locales
de su evento. Procure seguir su notificación con llamadas personales
al director de eventos informativos o de la comunidad.
Es de gran ayuda si una persona célebre o que
tenga un vínculo importante en su comunidad, lo apoye o
participe en su evento. Incluso, quizás desee invitar a algunas
personas famosas, tales como el alcalde o un personaje de la
televisión local. Trate de obtener la colaboración de un
programa de radio o televisión o de la prensa local como
patrocinador del evento. Estas organizaciones están a menudo
interesadas en apoyar las iniciativas de la comunidad que son importantes
para su audiencia.
No olvide el valor tan importante que tiene el colocar
carteles y distribuir volantes en tiendas de abastos, farmacias,
bibliotecas, paradas de autobús — cualquier lugar
público en el que sea probable que su audiencia vea la
información.
|